Cuando hablamos del correo electrónico, nos referimos a una de las principales formas de comunicaciones por escrito que las personas utilizan hoy en día, y probablemente no cambiará por mucho tiempo. No requiere un sello, es rápido y muy fácil.
Quedaron atrás los días en los que se tenía que esperar más de una semana para recibir una respuesta por correo o una carta. En el mundo de los negocios, el correo electrónico es una de las maneras más fáciles de comunicarse.
Por eso no debe extrañarnos que la etiqueta básica para un correo electrónico, llamada por muchos “Netiqueta”, se trate de un tema que se debe tener en cuenta en la actualidad.
Veamos algunas reglas de etiqueta y errores que debes tener en cuenta cuando redactas correos electrónicos:
Preparación
Cuando decides escribir un correo electrónico, independientemente que se trate de una nota inicial o una respuesta, debes tener claro qué es lo que quieres comunicar.
¿Cuál es el propósito de ese correo electrónico? Cuando lo sepas, tomate el tiempo de leer el correo completo para verificar que lograste el objetivo de hacerte entender.
Comunícate con respeto
Recuerda que el destino de ese correo será hacia una persona real. Por lo tanto, dirígete respetuosamente y por su nombre.
Respira
Todos hemos perdido la compostura alguna vez. Cuando recibas un correo electrónico que te molesta, no respondas agresivamente. Tomate un tiempo para pensar bien lo que vas a responder para que estés calmada y respondas un correo bien pensado.
Cuando nos enojamos, tenemos la tendencia de escribir (o decir) cosas que no necesitamos o no queremos, solo es un efecto de la calentura del momento. Acuérdate que una vez que le des enviar, no hay marcha atrás.
Se breve y amigable
Evita escribir una novela al enviar un correo. Nadie quiere sentarse a leer media hora un correo electrónico. Si obligatoriamente el correo tiene que ser largo, ayuda al destinatario dándole la idea de cuáles son los conceptos claves, para eso sirven las viñetas o un resumen del tema en el párrafo inicial.
Investiga
Una regla elemental de la etiqueta básica para un correo electrónico adecuado, es la formalidad que se debe usar en la parte laboral. Si el destinatario es un socio comercial, es apropiado que lo llames por su título profesional y su apellido.
Investiga esos datos ya que son importantes para la comunicación formal.
Un gran amigo: el corrector ortográfico
Usar esta herramienta es de gran ayuda al comunicarse por escrito. Si envías un correo lleno de errores, avísale al destinatario que lo hiciste rápidamente si prestar atención a la escritura.
Verifica que las palabras que corregiste transmiten el mensaje correcto.
Transparencia en el título
Tu línea de asunto tiene que representar realmente el por qué te estás comunicando con esa persona. Para ello, debes usar frases relacionadas con el asunto del correo.
Esto aplica tanto para un correo electrónico de negocios, como para un correo electrónico personal. Por ejemplo, si redactas un correo electrónico a tu amiga acerca de su visita el próximo mes, el título (asunto) podría ser algo como “Visita”.
Comunicación adecuada
Tu objetivo no es confundir al lector, así que trata de ser clara en tu escritura. Si el correo es para una amiga, la informalidad en el tipo de escritura estaría bien. Sin embargo, cuando hablamos de una comunicación empresarial, evita usar emojis o símbolos, ya que te hacen lucir menos profesional.
